A06 · Automatisierung

KI-Dokumenten-Extraktion

KI-Dokumenten-Extraktion als mögliches Einsatzfeld für eigene Agenten und KI-Abläufe. Prozess, Schnittstellen, Freigaben und Aktivierungs-Scope werden vor der Umsetzung geprüft.

Typische Ausgangslage

Rechnungen, Verträge, Formulare werden manuell erfasst. Fehler, Doppelarbeit.

Möglicher Pilot-Scope

KI-Pipeline liest Dokumente, extrahiert strukturierte Daten, validiert, exportiert. Vor der Umsetzung wird geprüft, welche Teile davon mit den vorhandenen Systemen, Daten und Zuständigkeiten belastbar abgebildet werden können.

Messziele für einen begrenzten Pilot

Die Ziele beschreiben den Prüfrahmen, keine zugesagte Wirkung. Ausgangsbasis, Messweg und Abnahmekriterien werden vor dem Pilot dokumentiert.

  • Dokumentdaten werden automatisiert erfasst
  • Plausibilitätsprüfungen markieren unsichere Werte
  • Export zu DATEV, lexoffice, Excel oder CRM
  • Nachvollziehbarer Audit-Trail

PDF, Scan, Foto → strukturierte Daten

Kanzleien, Verwaltungen, Buchhaltungen, Versicherungsmakler

  • Auslöser, Eingaben und gewünschte Ausgabe
  • beteiligte Systeme und Datenquellen
  • Freigaben, Ausnahmen und Eskalationen
  • Messgrößen und Abnahmekriterien für den Pilot

Programm und Aktivierungsumfang

Bewährte Agentenrollen, Abläufe und Freigabemuster dienen als Entwicklungsgrundlage. Ob und wie dieser Baustein konfiguriert, verbunden und getestet wird, richtet sich nach dem individuellen Prozess und dem vereinbarten Programm-Scope.

So läuft die KI-Dokumenten-Extraktion im Alltag

Der Ablauf wird vor dem Pilot an Systeme, Zuständigkeiten und Freigabegrenzen des Betriebs angepasst.

  • 1. Dokument kommt an: Rechnung, Vertrag oder Formular erreicht dich per E-Mail, Upload oder Scan — auch als Foto vom Handy, auch handschriftlich ausgefüllt.
  • 2. Felder auslesen: Die Pipeline liest die konfigurierten Felder aus: Nummern, Daten, Beträge, Namen, Positionen. Welche Felder das sind, legen wir pro Dokumenttyp im Setup fest.
  • 3. Plausibilitätsprüfung: Die extrahierten Werte werden gegengeprüft: Passt die Summe zu den Positionen? Ist das Datum gültig? Unsichere oder unleserliche Werte werden markiert statt geraten.
  • 4. Export in deine Systeme: Die geprüften Daten gehen strukturiert weiter — an DATEV, lexoffice, Excel oder dein CRM. Jeder Schritt ist im Audit-Trail nachvollziehbar.
  • 5. Freigabe-Grenze: Markierte Werte gehen grundsätzlich an einen Menschen zur Prüfung. Die Pipeline entscheidet nicht über unsichere Fälle, sie zeigt sie dir.

Beispiel: Wenn ein Wert unsicher ist

Unsicher heißt markiert — nicht geschätzt.

  • System: Formular 17/2026 verarbeitet: 24 von 26 Feldern sicher erkannt. Unsicher: das handschriftliche Datum (23. oder 28.?) und eine Telefonnummer mit unleserlicher Ziffer. Beide sind markiert und warten auf deine Prüfung.
  • Du: Datum ist der 23., Telefonnummer endet auf 7.
  • System: Übernommen und im Audit-Trail vermerkt. Der vollständige Datensatz ist jetzt exportiert.

Was die Extraktion bewusst nicht macht

Grenzen, Ausnahmen und menschliche Übergaben werden vor der Aktivierung festgelegt.

  • Keine Buchung oder Weitergabe ungeprüfter, unsicherer Werte. Was markiert ist, prüft ein Mensch.
  • Keine Auslegung von Vertragsinhalten. Die Pipeline extrahiert Daten, sie bewertet keine Rechtsfragen — dafür gibt es Fachpersonal.
  • Keine hundertprozentige Handschrift-Garantie. Wie gut deine konkreten Formulare erkannt werden, messen wir im Pilot, statt es zu versprechen.

Beispiel-Szenario: Versicherungsmakler mit Formularflut

Zur Einordnung — kein Kundenversprechen: Ein Versicherungsmakler bekommt rund 200 Formulare pro Monat — Anträge, Änderungsmeldungen, teils ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt. Zwei Mitarbeiter tippen die Daten in die Verwaltungssoftware ab; Flüchtigkeitsfehler erzeugen Rückfragen. Ein belastbarer Pilot würde so aussehen: Die Pipeline übernimmt zunächst einen einzigen Formulartyp mit hohem Volumen. Gemessen wird über vier Wochen: Wie hoch ist die Erkennungsquote pro Feld? Wie viele Dokumente gehen ohne manuelle Korrektur durch? Wie viel Erfassungszeit bleibt im Vergleich zur dokumentierten Ausgangsbasis übrig? Erst wenn diese Zahlen vorliegen, wird über weitere Formulartypen und tiefere Systemintegration entschieden. Das ist der Unterschied zwischen „Tool gekauft“ und „Prozess geprüft“.

Häufige Fragen vor dem Start

Antworten zu Programmlaufzeit, Zeitplan, Datenschutz und den Entscheidungsgates vor einer Umsetzung.

  • Ist dieser Baustein in jeder Programmlaufzeit enthalten? – Bewährte Agentenrollen, Abläufe und Freigabemuster dienen als Entwicklungsgrundlage. Welche Bausteine für deinen Prozess konfiguriert, verbunden und getestet werden, wird im individuellen Programm-Scope festgelegt.
  • Wie entsteht der Zeitplan? – Der Zeitplan wird nach dem KI-Potenzial-Check aus Umfang, verfügbaren Zugängen, Testfällen und Freigaben abgeleitet. Eine pauschale Lieferzeit wäre ohne diese Angaben nicht belastbar.
  • Wie werden Datenschutz und Sicherheit behandelt? – Datenarten, Anbieter, Hosting, Zugriffsrechte, Protokollierung und notwendige Verträge werden für den konkreten Prozess geprüft. Die Einordnung ist projektspezifisch und ersetzt keine Rechtsberatung.
  • Wer entscheidet über weitere Ausbaustufen? – Nach dem Check und nach jedem Pilot gibt es ein eigenes Entscheidungsgate. Ein Check verpflichtet nicht zur Umsetzung; ein Pilot verpflichtet nicht zum Gesamtausbau.
  • Erkennt die KI auch Handschrift? – In vielen Fällen ja — abhängig von Lesbarkeit und Formularqualität. Unsichere Stellen werden immer markiert statt geraten. Die konkrete Quote für deine Dokumente dokumentieren wir im Pilot.
  • Welche Felder kann ich auslesen lassen? – Die Felder sind pro Dokumenttyp frei konfigurierbar — von Rechnungsnummer bis Unterschrifts-Checkbox. Was du brauchst, definieren wir im Setup.
  • Was passiert mit unleserlichen Scans? – Sie werden nicht weggeworfen und nicht geschätzt: Das Dokument geht mit Markierung an dich zurück — mit dem Hinweis, welche Felder betroffen sind.

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