KI-Rechnungs-Assistent

Typische Ausgangslage

Eingangsrechnungen manuell erfasst. Monatsende bedeutet Stress.

Möglicher Pilot-Scope

Rechnungen aus Mail, Papier oder Upload werden erfasst und für fachliche Prüfung, Kontierung und Übergabe an DATEV vorbereitet. Vor der Umsetzung wird geprüft, welche Teile davon mit den vorhandenen Systemen, Daten und Zuständigkeiten belastbar abgebildet werden können.

Messziele für einen begrenzten Pilot

Die Ziele beschreiben den Prüfrahmen, keine zugesagte Wirkung. Ausgangsbasis, Messweg und Abnahmekriterien werden vor dem Pilot dokumentiert.

• Rechnungsdaten werden automatisiert vorerfasst
• Monatsspitzen werden durch laufende Verarbeitung entzerrt
• Unsichere Werte werden zur Prüfung markiert
• Nachvollziehbarer Audit-Trail

Eingangsrechnungen → DATEV-Vorbereitung

Kanzleien, Praxen, KMU mit 30+ Rechnungen/Monat

• Auslöser, Eingaben und gewünschte Ausgabe
• beteiligte Systeme und Datenquellen
• Freigaben, Ausnahmen und Eskalationen
• Messgrößen und Abnahmekriterien für den Pilot

Programm und Aktivierungsumfang

Bewährte Agentenrollen, Abläufe und Freigabemuster dienen als Entwicklungsgrundlage. Ob und wie dieser Baustein konfiguriert, verbunden und getestet wird, richtet sich nach dem individuellen Prozess und dem vereinbarten Programm-Scope.

So läuft der KI-Rechnungs-Assistent im Alltag

Der Ablauf wird vor dem Pilot an Systeme, Zuständigkeiten und Freigabegrenzen des Betriebs angepasst.

• 1. Rechnung kommt rein: Eingangsrechnungen erreichen dich per E-Mail, Scan oder Upload — der Assistent nimmt sie entgegen, sobald sie ankommen, nicht erst am Monatsende.
• 2. Erfassung mit Kontierungslogik: Der Assistent liest alle relevanten Daten aus — Lieferant, Beträge, Steuersätze, Positionen — und ordnet sie nach deinem Kontenrahmen vor: USt-Logik und Kostenstellen inklusive.
• 3. Duplikats- und Plausibilitätsprüfung: Doppelt eingereichte Rechnungen werden erkannt, rechnerische und formale Auffälligkeiten markiert. Unsichere Werte gehen zur Prüfung an dich, nicht ins System.
• 4. Übergabe an die Buchhaltung: Die vorbereiteten Buchungssätze gehen an DATEV, lexoffice oder sevDesk — als Vorschlag zur fachlichen Prüfung durch dich oder deinen Steuerberater.
• 5. Freigabe-Grenze: Kontiert wird erst nach fachlicher Prüfung. Der Assistent bereitet vor und dokumentiert jeden Schritt im Audit-Trail — die buchhalterische Verantwortung bleibt beim Menschen.

Beispiel: Wenn die Kontierung nicht eindeutig ist

Vorerfasst, geprüft, vorgemerkt — du entscheidest nur die echten Grenzfälle.

• System: Rechnung 2026-1187 von Bürobedarf König, 847,20 € brutto: erfasst und geprüft. Position „Einrichtung Besprechungsraum, 590 €“ ist kontierungs-unklar — passt auf zwei deiner üblichen Konten. Markiert zur Prüfung.
• Du: Auf Büroausstattung buchen, nicht laufender Bedarf.
• System: Übernommen und für künftige Rechnungen dieses Lieferanten vorgemerkt. Der Buchungssatz liegt inklusive aller Belegdaten zur Übergabe an DATEV bereit.

Was der Assistent bewusst nicht macht

Grenzen, Ausnahmen und menschliche Übergaben werden vor der Aktivierung festgelegt.

• Keine verbindliche Kontierung. Er erstellt Vorschläge nach deinen Regeln — die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt bei dir oder deinem Steuerberater.
• Keine Zahlungsfreigabe. Der Assistent berührt kein Geld und keine Zahlungsläufe.
• Keine steuerliche Beratung. Für Bewertungs- und Rechtsfragen bleibt der Steuerberater die richtige Adresse — der Assistent liefert ihm saubere Vorbereitung.

Beispiel-Szenario: Praxis mit 80 Eingangsrechnungen im Monat

Zur Einordnung — kein Kundenversprechen: Eine Praxis mit mehreren Gesellschaftern bekommt rund 80 Eingangsrechnungen im Monat. Sie stapeln sich bis kurz vor dem DATEV-Termin; dann gehen zwei Tage für Erfassung, Rückfragen und Belegsuche drauf — jeden Monat aufs Neue. Ein belastbarer Pilot würde so aussehen: Der Assistent verarbeitet vier Wochen lang alle eingehenden Rechnungen laufend — mit dem Kontenrahmen der Praxis und Prüfung durch die bestehende Bürokraft. Gemessen wird: Wie viele Vorerfassungen werden unverändert übernommen? Wie entwickelt sich die Durchlaufzeit von Eingang bis DATEV-Übergabe im Vergleich zur dokumentierten Ausgangsbasis? Wie viele Rückfragen bleiben? Erst wenn diese Zahlen vorliegen, wird über weitere Belegarten und tiefere Integration entschieden. Das ist der Unterschied zwischen „Tool gekauft“ und „Prozess geprüft“.

Häufige Fragen vor dem Start

Antworten zu Programmlaufzeit, Zeitplan, Datenschutz und den Entscheidungsgates vor einer Umsetzung.

• Ist dieser Baustein in jeder Programmlaufzeit enthalten? – Bewährte Agentenrollen, Abläufe und Freigabemuster dienen als Entwicklungsgrundlage. Welche Bausteine für deinen Prozess konfiguriert, verbunden und getestet werden, wird im individuellen Programm-Scope festgelegt.
• Wie entsteht der Zeitplan? – Der Zeitplan wird nach dem KI-Potenzial-Check aus Umfang, verfügbaren Zugängen, Testfällen und Freigaben abgeleitet. Eine pauschale Lieferzeit wäre ohne diese Angaben nicht belastbar.
• Wie werden Datenschutz und Sicherheit behandelt? – Datenarten, Anbieter, Hosting, Zugriffsrechte, Protokollierung und notwendige Verträge werden für den konkreten Prozess geprüft. Die Einordnung ist projektspezifisch und ersetzt keine Rechtsberatung.
• Wer entscheidet über weitere Ausbaustufen? – Nach dem Check und nach jedem Pilot gibt es ein eigenes Entscheidungsgate. Ein Check verpflichtet nicht zur Umsetzung; ein Pilot verpflichtet nicht zum Gesamtausbau.
• Was ist der Unterschied zur KI-Dokumenten-Extraktion? – Der Rechnungs-Assistent ist auf Eingangsrechnungen und die DATEV-Übergabe spezialisiert — mit USt-Logik, Kontenrahmen und Duplikatsprüfung. Die Dokumenten-Extraktion ist der allgemeinere Baustein für beliebige Dokumenttypen wie Verträge oder Formulare.
• Kontiert der Assistent automatisch? – Er schlägt Kontierungen nach deinen Regeln und deinem Kontenrahmen vor. Die fachliche Prüfung und verbindliche Festlegung bleibt bei dir oder deinem Steuerberater — das ist bewusst so gebaut.
• Was passiert bei doppelt eingereichten Rechnungen? – Die Duplikatsprüfung erkennt sie anhand von Lieferant, Nummer, Betrag und Datum und markiert sie, bevor sie ins System gelangen. Doppelbuchungen werden so vor der Übergabe abgefangen.