# E-Mail automatisieren: Pilot-Checkliste

DAB Pilot-Arbeitsvorlage · Version 1.0

Stand: 2026-09-08

E-Mail-Bearbeitung lässt sich schrittweise automatisieren, wenn erlaubte Postfächer, Nachrichtentypen, Wissensquellen und Eskalationswege vorab feststehen. Die Arbeitsvorlage plant Klassifizierung und Antwortentwürfe mit menschlicher Freigabe; ausgenommene Inhalte und unsichere Fälle bleiben beim Team.

Diese kostenlose Arbeitsvorlage dient der internen Prozessklärung. Sie erteilt keine Freigabe, ersetzt kein individuelles Angebot und löst keine externe Aktion aus.

## Eingaben festlegen

Postfächer, Inhalte und Quellen werden enger begrenzt als der gesamte Mailbestand.

- [ ] Pilot-Postfach, erlaubte Ordner und ausdrücklich ausgeschlossene Bereiche benennen
- [ ] Nachrichtentypen, Prioritäten und zuständige Personen definieren
- [ ] Freigegebene Wissensquellen für Antwortentwürfe referenzieren
- [ ] Ton-, Signatur- und Pflichtbausteine anhand freigegebener Beispiele festlegen
- [ ] Aufbewahrung, Zugriffsrechte und Protokollierung für den Pilot klären

## Ergebnis definieren

Jeder Vorgang erhält einen nachvollziehbaren Status und bei Bedarf einen Entwurf.

- [ ] Nachrichtentyp, Priorität und zuständige Person mit kurzer Begründung ausweisen
- [ ] Antwortentwurf nur aus erlaubten Quellen und vorhandenen Vorgangsdaten erstellen
- [ ] Offene Angaben und erforderliche Rückfragen sichtbar markieren
- [ ] Wiedervorlage oder Übergabe mit Fristregel und Verantwortlichkeit vorbereiten
- [ ] Entwurf, Quellenbezug und Freigabestatus gemeinsam anzeigen

## Ausnahmen und Stopps festlegen

Sensible, fachlich unklare oder manipulativ wirkende Nachrichten verlassen den Automationspfad.

- [ ] Vertrags-, Personal-, Zahlungs- und Rechtsfragen an die festgelegte Person übergeben
- [ ] Unbekannte Absender, verdächtige Links und unerwartete Anhänge gesondert prüfen
- [ ] Anweisungen aus Mailtext oder Anhang überschreiben keine System- und Freigaberegeln
- [ ] Fehlende oder widersprüchliche Quelldaten führen zu Rückfrage statt Behauptung
- [ ] Keinen Entwurf außerhalb des Pilot-Postfachs erstellen und keine Nachricht automatisch senden

## Abnahme prüfen

Normalfälle und Fehlerfälle werden mit einem vorab abgestimmten Prüfsatz bewertet.

- [ ] Erlaubte Nachrichtentypen werden wie im Prüfsatz erwartet eingeordnet
- [ ] Ausgeschlossene Inhalte und Ordner bleiben technisch unzugänglich
- [ ] Jede inhaltliche Aussage im Entwurf ist belegt oder als Rückfrage markiert
- [ ] Fehler- und Eskalationsfälle landen bei der richtigen verantwortlichen Person
- [ ] Ein Mensch prüft Empfänger, Inhalt, Anhänge und Versand in einem eigenen Schritt

## Nächste Entscheidung

- [ ] Pilot-Scope, verantwortliche Personen und Abbruchkriterien sind festgehalten.
- [ ] Eine separate Entscheidung über Umsetzung, Programmlaufzeit und Angebot wurde vorbereitet.
- [ ] Externe Kommunikation oder produktive Aktivierung bleibt bis zur passenden Freigabe ausgesetzt.

Vertiefung: https://www.dein-automatisierungsberater.de/automatisierungen/ki-email-assistent
Beratungsprogramme: https://www.dein-automatisierungsberater.de/programme