# Leads qualifizieren und ins CRM übernehmen: Pilot-Checkliste

DAB Pilot-Arbeitsvorlage · Version 1.0

Stand: 2026-09-08

Leads lassen sich kontrolliert qualifizieren und ins CRM übernehmen, wenn Pflichtfelder, Bewertungsregeln, Feldmapping, Dublettenlogik und Zuständigkeiten dokumentiert sind. Die Arbeitsvorlage macht Score-Begründung und Übergabe prüfbar; sie trifft keine automatische Kaufentscheidung und lehnt keine Person selbstständig ab.

Diese kostenlose Arbeitsvorlage dient der internen Prozessklärung. Sie erteilt keine Freigabe, ersetzt kein individuelles Angebot und löst keine externe Aktion aus.

## Eingaben festlegen

Formular, datensparsame Kriterien und CRM-Ziel werden vor dem ersten automatisierten Datensatz festgeschrieben.

- [ ] Zulässige Formularfelder, Pflichtangaben und Datenschutzhinweise festlegen
- [ ] Nur erforderliche und freigegebene geschäftliche Merkmale für Prioritätsregeln nutzen
- [ ] Sensible Merkmale und daraus abgeleitete Bewertungen ausdrücklich ausschließen
- [ ] CRM-Zielobjekt und Feldmapping einschließlich erlaubter Freitextfelder dokumentieren
- [ ] Dublettenmerkmale und Vorgehen bei bereits vorhandenen Kontakten bestimmen
- [ ] Zuständige Person und Übergaberegel je Prioritätsstufe benennen
- [ ] Zugriffsrollen, Aufbewahrungsdauer und Löschweg für Pilotdaten festlegen

## Ergebnis definieren

Der Pilot erzeugt einen vollständigen, begründeten Arbeitsstand im vorgesehenen CRM-Prozess.

- [ ] Formulardaten in das vereinbarte CRM-Schema normalisieren
- [ ] Score oder Priorität mit den angewendeten Kriterien begründen
- [ ] Dublettenstatus und vorhandenen Bezug zum Kontakt oder Unternehmen anzeigen
- [ ] Verantwortliche Person und nächsten internen Schritt zuweisen
- [ ] Persistierten CRM-Status nach dem Schreibvorgang nachlesen und dokumentieren

## Ausnahmen und Stopps festlegen

Unvollständige, widersprüchliche oder doppelte Datensätze werden nicht still weitergereicht.

- [ ] Fehlende Pflichtangaben als unvollständig markieren und in den Rückfrageweg geben
- [ ] Widersprüchliche Angaben nicht durch Vermutungen oder externe Anreicherung ersetzen
- [ ] Sensible oder nicht freigegebene Merkmale nicht verarbeiten und zur Prüfung aussteuern
- [ ] Mögliche Dubletten vor Neuanlage oder Zusammenführung prüfen lassen
- [ ] Unbekannte CRM-Felder und Schreibfehler ohne Datenverlust eskalieren
- [ ] Leads weder automatisch löschen noch absagen oder ohne festgelegte Grundlage kontaktieren

## Abnahme prüfen

Der Pilot gilt nur für die getestete Quelle, das vereinbarte CRM und die dokumentierten Regeln.

- [ ] Pflichtfelder und Feldwerte stimmen mit den freigegebenen Testfällen überein
- [ ] Score-Begründung nennt die tatsächlich angewendeten Kriterien nachvollziehbar
- [ ] Dubletten-, Fehler- und Rückfragefälle folgen dem vereinbarten Weg
- [ ] Zuweisung und nächster Schritt sind im CRM eindeutig sichtbar
- [ ] Zugriff, Aufbewahrung und Löschung entsprechen den für den Pilot festgelegten Regeln
- [ ] Der gespeicherte CRM-Stand wurde nachgelesen; Kontaktaufnahme bleibt ein eigener freigegebener Schritt

## Nächste Entscheidung

- [ ] Pilot-Scope, verantwortliche Personen und Abbruchkriterien sind festgehalten.
- [ ] Eine separate Entscheidung über Umsetzung, Programmlaufzeit und Angebot wurde vorbereitet.
- [ ] Externe Kommunikation oder produktive Aktivierung bleibt bis zur passenden Freigabe ausgesetzt.

Vertiefung: https://www.dein-automatisierungsberater.de/automatisierungen/ki-lead-qualifizierer
Beratungsprogramme: https://www.dein-automatisierungsberater.de/programme