Ausgangslage: Der Ablauf funktioniert
Vorbestellungen und Backmengen werden in einer Filialbäckerei seit jeher mit Erfahrung und viel Einsatz gesteuert. Darauf baut das Beispiel auf. Es fragt nur: Wo sind Daten schon da, und wo können Agenten Zeit und Ware sparen?
- 1 · Eingang: Anruf, E-Mail oder Kunde an der Theke
- 2 · Zettel: Notiz in der Filiale, oft ohne alle Angaben
- 3 · Weitergabe: Telefon oder Liste an die Zentrale
- 4 · Backzettel: Mengen nach Erfahrung, Wissen bei wenigen Personen
- Zettel in der Filiale und Weitergabe an die Zentrale sind die beiden Stellen mit dem meisten Potenzial.
- Die Planung der Mengen hängt stark an Erfahrung und an wenigen Personen.
- Retouren auf der einen Seite, leere Regale auf der anderen: Beides lässt sich nur mit Daten aus Kasse und Filiale zusammen betrachten.
Die Lösung: vier Agenten, ein Team, das freigibt
Zwei Module greifen ineinander: Die Vorbestellung bringt Anfragen sauber auf den Backzettel, die Backstube rechnet den Mengenvorschlag aus vorhandenen Daten. Das Team gibt frei, bevor etwas weitergeht. Vorschlag, nicht Anordnung. Nichts geht ohne das Okay des Teams raus. Die Agenten ersetzen keine Kasse, sie nutzen deren Daten.
- Bestell-Agent: Trägt die Vorbestellung vom Eingang bis auf den Backzettel, erkennt fehlende Angaben und bereitet die Rückfrage als Entwurf vor.
- Backplan-Agent: Rechnet aus Kassendaten, Wetter und Feiertagen den Mengenvorschlag für den Backzettel aus.
- Einkaufs-Agent: Schlägt auf Basis des Backzettels die benötigte Rohware vor.
- Retouren-Agent: Bringt Retouren aus der Filiale in den Mengenvorschlag ein, damit die Planung aus der Vergangenheit lernt.
Ablauf in Schritten: eine Torte für Samstag
Ein erfundenes Beispiel, keine Kundendaten. Es zeigt, wie der Bestell-Agent eine Vorbestellung bis auf den Backzettel trägt. Parallel entsteht jeden Tag der Mengenvorschlag: Der Backplan-Agent nutzt Kassendaten, Wetter und Feiertage, der Retouren-Agent ergänzt Rückläufer aus der Filiale. Auch dieser Mengenvorschlag bleibt ein Vorschlag: Das Team entscheidet.
- Vorbestellung geht ein: Per Anruf, E-Mail oder an der Theke: Eine Torte für Samstag wird bestellt.
- Fehlende Angabe erkannt: Die Abholzeit fehlt. Der Bestell-Agent merkt das, bevor der Zettel weitergegeben wird.
- Rückfrage als Entwurf: Die Bestätigung samt Rückfrage liegt als Entwurf bereit und geht nicht automatisch hinaus.
- Ein Klick gibt frei: Das Team in der Filiale prüft den Entwurf und gibt mit einem Klick frei.
- Backzettel mit Allergenhinweis: Die Bestellung steht vollständig auf dem Backzettel, inklusive Allergenhinweis.
Was gemessen wird
Im Pilot werden diese Größen erfasst und mit dem Ausgangszustand verglichen. Ausgangswerte entstehen in der Analyse; bis dahin nennen wir bewusst keine Zahlen und keine Ergebnisse.
- Vollständigkeit der Vorbestellungen: Wie oft sind alle nötigen Angaben schon beim ersten Mal da?
- Weg vom Eingang zum Backzettel: Wie lange dauert es, bis eine Vorbestellung vollständig auf dem Backzettel steht?
- Rückfragen: Wie viele Rückfragen sind pro Vorbestellung nötig?
- Retouren: Wie entwickeln sich Rückläufer je Sortiment?
- Leere Regale: Wie oft sind Artikel zu früh ausverkauft?
- Aufwand in der Planung: Wie viel Zeit kostet die Mengenplanung in Filiale und Zentrale?
Der Weg: erst Pilot, dann entscheiden
Der Ablauf bleibt kurz und mit Abnahme nach jeder Phase. Erst nach einem Pilot in ausgewählten Filialen entscheidet das Unternehmen über einen Rollout. Phasen: Analyse, Fundament, Umsetzung, Pilot, Begleitung.