Welcher Leistungsumfang vor einem Angebot geklärt wird
Ein seriöser Preis beginnt nicht mit einer pauschalen Tool-Lizenz, sondern mit einem abgegrenzten Arbeitsablauf. Im System-Check werden Ausgangslage, gewünschtes Ergebnis, verantwortliche Personen, erlaubte Datenquellen, Schnittstellen, Ausnahmen, Freigaben und Testfälle dokumentiert. Erst dieser Scope macht Diagnose, Pilot und laufenden Betrieb vergleichbar.
- Prozesskarte mit Eingaben, Schritten, Ergebnis und Verantwortlichen
- Daten- und Freigabekarte mit Quellen, Rechten und sensiblen Stellen
- Pilot-Scope mit realistischen Testfällen und Abnahmekriterien
- Einordnung von Übergabe, Wartung, Hosting und optionalem Betrieb
Aus welchen Kostenblöcken ein KI-Projekt besteht
Für einen transparenten Vergleich werden vier Kostenblöcke getrennt ausgewiesen. So bleibt sichtbar, welche Ausgabe einmalig anfällt und welche Position den späteren Betrieb betrifft. Drittanbieter-Lizenzen, Hosting oder nutzungsabhängige Modellkosten gehören nicht stillschweigend in einen Gesamtbetrag, sondern mit Annahme und Zuständigkeit in das Angebot.
- Diagnose – System-Check, Prozess- und Risikokarte – Ist der erste Pilot belastbar eingegrenzt?
- Aufbau – Konfiguration, Integration, Tests und Dokumentation – Welche Quellen, Aktionen und Ausnahmewege sind enthalten?
- Infrastruktur – Hosting, Modelle, APIs und weitere Lizenzen – Wer trägt welche laufenden Anbieter- und Nutzungskosten?
- Betrieb – Monitoring, Pflege, Support und Verbesserungen – Was übernimmt das interne Team und was ein externer Partner?
Welche Faktoren Aufwand und Preis beeinflussen
Zwei gleich klingende Automatisierungen können unterschiedlich aufwendig sein. Ein Entwurf aus einem freigegebenen Formular ist einfacher zu kontrollieren als ein Ablauf, der mehrere unvollständige Quellen verbindet, personenbezogene Daten verarbeitet und selbstständig in Drittsysteme schreibt. Deshalb wird Aufwand nicht nur nach Anzahl der Funktionen kalkuliert.
- Anzahl, Qualität und Zugriffsweg der Datenquellen
- Verfügbarkeit und Stabilität der benötigten Schnittstellen
- Zahl der Ausnahmen, Freigaben und schwer reversiblen Aktionen
- Schutzbedarf, Rollen, Protokollierung und Aufbewahrung
- Testumfang, Dokumentation, Schulung und Übergabemodell
So funktioniert die transparente ROI-Methode
Zuerst wird der heutige Prozess gemessen: monatliche manuelle Stunden, Vollkosten pro Stunde, Fehler- oder Wartezeiten und eine Qualitätskennzahl. Danach wird ein vorsichtiger, vom Unternehmen selbst gewählter Verbesserungsanteil modelliert. Diesem Kapazitätswert werden Einmalinvestition und laufende Kosten gegenübergestellt. Nach dem Pilot ersetzen echte Ist-Werte die Annahmen.
- Monatlicher Ausgangswert = manuelle Stunden × Vollkosten pro Stunde
- Modellierter Kapazitätswert = Ausgangswert × angenommener Verbesserungsanteil
- Zwölfmonatskosten = Einmalinvestition + 12 × laufende Kosten
- Szenarioergebnis = 12 × Kapazitätswert − Zwölfmonatskosten
- Amortisation nur berechnen, wenn der monatliche Kapazitätswert die laufenden Kosten übersteigt
Warum freie Zeit allein noch kein Gewinn ist
Zurückgewonnene Mitarbeiterzeit ist zunächst ein Kapazitätswert. Ein finanzieller Nutzen entsteht erst, wenn diese Zeit für mehr abrechenbare Arbeit, schnellere Bearbeitung, weniger Fehler oder tatsächlich vermiedene Kosten genutzt wird. Umsatzwirkung, Qualitätsgewinn und Risikoreduktion werden deshalb getrennt beobachtet und nicht pauschal in den Rechner eingerechnet.
Wie Katalogpreise und individuelle Projekte zusammenpassen
Für klar beschriebene Automatisierungsbausteine veröffentlicht DAB Netto- und Bruttopreise im Katalog. Diese Preise ersetzen keine Scope-Prüfung: Systeme, Datenrechte, enthaltene Unterstützung und Zeitplan werden vor der Beauftragung geklärt. Individuelle Beratung und mehrstufige Agentensysteme erhalten ein separates Angebot auf Basis des dokumentierten Umfangs.
- Katalogpreis für einen definierten Baustein
- Individuelles Angebot für abweichende Quellen, Rollen oder Betriebsanforderungen
- Keine automatische Verpflichtung zum Gesamtausbau nach einem Pilot
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Entscheidung und zum nächsten sicheren Schritt.
- Was kostet eine KI-Beratung für ein kleines Unternehmen? – Ohne einen abgegrenzten Prozess ist keine belastbare Pauschale möglich. Datenquellen, Schnittstellen, Ausnahmen, Schutzbedarf, Testumfang und Betriebsmodell bestimmen den Aufwand. Katalogisierte Bausteine haben veröffentlichte Preise; individuelle Beratung wird nach dem geklärten Scope angeboten.
- Ist der ROI-Rechner ein Angebot oder eine Prognose? – Nein. Er ist eine Modellrechnung mit frei gewählten Annahmen. Ein Angebot braucht einen bestätigten Leistungsumfang; eine belastbare Wirkungsaussage braucht eine gemessene Ausgangsbasis und Ist-Werte aus einem Pilot.
- Welche Kosten gehören in die ROI-Rechnung? – Einmaliger Aufbau, laufender Betrieb, Hosting, Modelle, APIs, Lizenzen, interne Projektzeit, Schulung und Wartung sollten sichtbar sein. Nur so lässt sich der modellierte Kapazitätswert den vollständigen Kosten gegenüberstellen.
- Wird eingesparte Mitarbeiterzeit automatisch zu Umsatz? – Nein. Freie Zeit ist zunächst Kapazität. Ob daraus Umsatz, vermiedene Kosten oder bessere Qualität entsteht, hängt von der tatsächlichen Nutzung ab und wird separat gemessen.
- Wann wird aus der Modellrechnung ein belastbarer Business Case? – Wenn die Ausgangsbasis dokumentiert ist, Testfälle den realen Prozess abbilden und nach dem Pilot dieselben Kennzahlen erneut erhoben werden. Annahmen, Messzeitraum und Sondereffekte müssen dabei sichtbar bleiben.
Offizielle Orientierung und Prüfgrenzen
Fachlich geprüft von Jan Sommershoff, Automatisierungsberater und Geschäftsführer. Stand: 2026-08-21. Die Quellen beweisen weder den Nutzen eines einzelnen Projekts noch die rechtliche Konformität eines konkreten Systems. Rechtsberatung ist nicht Teil der Leistung.