Was eine KI-Potenzialanalyse konkret liefert
Der System-Check übersetzt diffuse KI-Ideen in prüfbare Entscheidungen. Er zeigt, welcher Ablauf zuerst betrachtet wird, welche Daten und Personen beteiligt sind, wo Ausnahmen auftreten und woran ein Pilot gemessen werden kann. Das Ergebnis ist eine Entscheidungsunterlage; produktive Zugriffe oder Integrationen sind noch nicht Teil der Analyse.
- Prozesskarte mit Start, Schritten, Ergebnis und Verantwortlichen
- Hebelrechnung mit dokumentierter Ausgangsbasis und Annahmen
- Daten-, Risiko- und Freigabekarte für den gewählten Ablauf
- Pilot-Scope mit Testfällen, Abnahmekriterien und Abbruchkriterium
- Empfehlung für Umsetzung, Vorarbeit oder bewusstes Nicht-Starten
Nach welchen Kriterien Prozesse priorisiert werden
Ein guter Einstieg ist nicht automatisch der sichtbarste oder technisch spektakulärste Anwendungsfall. Priorisiert wird ein wiederkehrender Ablauf mit klarer Eingabe, bekanntem Ergebnis, zugänglichen Daten und einer fachlich verantwortlichen Person. Hohe Risiken, viele ungeklärte Ausnahmen oder fehlende Messwerte senken die Pilot-Eignung.
- Wiederholung – Häufiger, stabiler Ablauf – Seltene Einzelfallarbeit
- Daten – Benannte Quellen und Rechte – Unklare Herkunft oder fehlende Zugänge
- Regeln – Erklärbare Regeln und Ausnahmen – Entscheidung nur als Bauchgefühl
- Risiko – Reversible Entwürfe und Freigaben – Schwer reversible autonome Aktion
- Messbarkeit – Ist-Wert und Zielkennzahl vorhanden – Nutzen nur als allgemeine Hoffnung
- Verantwortung – Fachliche Person für Test und Abnahme – Niemand entscheidet bei Ausnahmen
So läuft der DAB System-Check ab
Zuerst werden Ziel und Prozessgrenze festgelegt. Danach folgen Ausgangsbasis, Quellen, Rollen, Ausnahmen und Schutzbedarf. Mehrere Kandidaten werden anhand derselben Kriterien verglichen. Für den bestgeeigneten Prozess entsteht ein begrenzter Pilot-Scope mit realistischen Testfällen und einer klaren nächsten Entscheidung.
- 1. Ziel, Prozessgrenze und verantwortliche Person benennen
- 2. Ist-Aufwand, Daten, Ausnahmen und Risiken dokumentieren
- 3. Kandidaten nach Nutzen, Machbarkeit und Messbarkeit vergleichen
- 4. Pilot, notwendige Vorarbeit oder Nicht-Start begründen
Welche Prozesse häufig gute Kandidaten sind
Geeignet sind Abläufe, bei denen Informationen wiederholt gesammelt, geprüft, strukturiert oder als Entwurf vorbereitet werden. Beispiele sind Anfrage-Routing, Terminvorbereitung, Dokumentenerfassung, Angebotsvorbereitung, Wissenssuche oder regelmäßiges Reporting. Die Eignung hängt trotzdem vom konkreten System- und Datenweg ab.
Wann eine KI-Potenzialanalyse bewusst abrät
Ein verantwortungsvoller System-Check kann zu dem Ergebnis kommen, dass ein Prozess zuerst standardisiert, Datenqualität verbessert oder Zuständigkeit geklärt werden muss. Auch hochkritische Entscheidungen ohne kontrollierbaren Fehlerweg sind kein guter Pilot. Eine negative Empfehlung schützt Budget und Teamkapazität und ist deshalb ein vollständiges Ergebnis.
- Kein konkreter Ablauf oder kein fachlicher Prozesseigner
- Ungeklärte Datenrechte, Zugriffe oder Anbieterrollen
- Keine Testfälle und keine messbare Ausgangsbasis
- Vollautonome Entscheidung ist zwingend, obwohl Fehler schwer reversibel wären
Was nach dem System-Check separat entschieden wird
Analyse, Pilot, Ausbau und Betrieb sind getrennte Stufen. Nach dem System-Check kann das Unternehmen einen Pilot beauftragen, interne Vorarbeit erledigen, einen anderen Anbieter wählen oder nicht starten. Umfang, Preis, Eigentum, Hosting, Wartung und Übergabe werden erst für die konkrete nächste Stufe verbindlich vereinbart.
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Entscheidung und zum nächsten sicheren Schritt.
- Was ist der Unterschied zwischen KI-Potenzialanalyse und KI-Workshop? – Ein Workshop kann Wissen und Ideen erzeugen. Eine Potenzialanalyse bewertet konkrete Prozesse nach einheitlichen Kriterien und endet mit dokumentierter Priorität, Risiken, Messweg und nächster Entscheidung. Beides kann kombiniert werden, sollte aber nicht verwechselt werden.
- Wie viele Prozesse werden im System-Check betrachtet? – Genug, um eine begründete Priorität zu bilden, aber nicht so viele, dass die Analyse oberflächlich wird. Der genaue Umfang wird vorab vereinbart und richtet sich nach Bereichen, Datenlage und verfügbaren Fachpersonen.
- Brauchen wir bereits saubere Prozessdokumentation? – Nein, aber eine fachliche Person muss den realen Ablauf, typische Ausnahmen und gewünschte Ergebnisse erklären können. Fehlende Dokumentation wird sichtbar gemacht; sie kann Teil der notwendigen Vorarbeit werden.
- Ist nach der Analyse eine Umsetzung verpflichtend? – Nein. Der System-Check ist eine eigenständige Entscheidungsstufe. Pilot, Ausbau und Betrieb werden separat angeboten und entschieden.
- Kann das Ergebnis auch gegen KI sprechen? – Ja. Wenn Standardisierung, klassische Automatisierung oder organisatorische Klärung geeigneter sind, sollte die Empfehlung das benennen. Ziel ist ein tragfähiger Prozess, nicht der Einsatz von KI um jeden Preis.
Offizielle Orientierung und Prüfgrenzen
Fachlich geprüft von Jan Sommershoff, Automatisierungsberater und Geschäftsführer. Stand: 2026-08-21. Die Quellen beweisen weder den Nutzen eines einzelnen Projekts noch die rechtliche Konformität eines konkreten Systems. Rechtsberatung ist nicht Teil der Leistung.